Workflow & Automation: Increase efficiencies, reduce costs

Workflow & Automation: creșterea eficienței, reducerea costurilor
Eliminați timpul și resursele financiare din sarcinile de rutină
Contactați-ne

Puneți capăt rutinei zilnice

Reducerea costurilor și îmbunătățirea eficienței sunt factori cheie pentru aproape orice organizație din ziua de azi, indiferent de mărime și sector. În multe cazuri, există oportunități de transformare a sarcinilor zilnice cu ajutorul tehnologiei pentru a obține aceste câștiguri.

Luați în considerare, de exemplu, timpul și efortul necesare pentru a procesa manual corespondența primită pe suport de hârtie (cum ar fi facturile) sau pentru a menține inventarul corporativ sau informațiile de contact ale clienților utilizând foi de calcul. Dacă ați putea gestiona astfel de sarcini prin digitalizarea documentelor, prin implementarea fluxurilor de lucru sau prin introducerea automatizării, câți bani ați putea economisi? Și cât de mult timp ar avea angajații la dispoziție pentru a se concentra pe activități strategice, cu valoare mai mare?

Primul pas pentru a transforma procesele repetitive și consumatoare de timp implică, în general, conversia documentelor pe hârtie în format digital; sau trecerea de la foi de calcul la aplicații mai specializate, cum ar fi planificarea resurselor întreprinderii (ERP) sau sistemele de gestionare a relațiilor cu clienții (CRM). Odată ce aveți aceste informații sub control - stocate, gestionate și accesibile în format digital - veți descoperi că puteți simplifica partajarea și colaborarea, puteți monitoriza progresul unei sarcini, menține securitatea informațiilor, crește productivitatea și permite o analiză și o raportare mai aprofundată a datelor.

Alte procese repetitive care se bazează în general pe oameni se pretează, de asemenea, la automatizare. Pentru o companie de producție, inspecția calității pieselor sau a produselor poate fi esențială pentru venituri - ajutându-vă să evitați retușurile costisitoare și clienții dezamăgiți. Dar inspectorii umani pot obosi, pot fi distrași sau pot face greșeli; sau puteți avea o povară grea de formare din cauza rotației ridicate a personalului. Automatizarea inspecției calității cu ajutorul analizei video poate asigura un grad mult mai mare de consecvență și precizie, ceea ce duce la produse de mai bună calitate, la o mai bună satisfacție a clienților și la creșterea veniturilor.

Vă vom ajuta să obțineți fluxul de lucru și automatizarea corectă

Cercetările arată că, de obicei, angajații petrec doar 43% din ziua lor de lucru pe sarcini primare care adaugă valoare.* Nu este de mirare că 48% dintre ei se plâng de utilizarea necorespunzătoare a competențelor lor.** Înțelegând risipa de timp, bani și expertiză pe care aceasta o reprezintă, Konica Minolta oferă o gamă de capacități de flux de lucru și automatizare pentru a vă ajuta să ușurați sarcina administrativă și să obțineți rezultate mai bune pentru clienții, afacerea și angajații dvs.

* State of Work 2020, workfront, 2019** World's Most Hated Office Tasks; Automation Anywhere/OnePoll, 2020

Beneficiile fluxului de lucru și ale automatizării

Economisiți timp și bani, bazându-vă pe tehnologie și soluții software pentru a sprijini sau înlocui oamenii pentru sarcinile de procesare de rutină

Creșteți acuratețea și consecvența sarcinilor și a rezultatelor prin stabilirea unor fluxuri de lucru definite și prin automatizarea etapelor sau a unor procese întregi

Susțineți transformarea digitală a organizației dvs. prin integrarea documentelor digitale direct în procesele dvs.

Creșteți satisfacția angajaților, eliberându-i de munca de zi cu zi pentru a se concentra pe activități mai complexe și strategice.

Soluțiile software de automatizare a fluxurilor de lucru și a fluxurilor de lucru vă ajută să optimizați procesele de afaceri prin standardizarea activităților de rutină în fluxuri de lucru și prin asigurarea accesului tuturor celor implicați în proces la informațiile de care au nevoie.

Pe lângă faptul că ajută la eficientizarea proceselor - prin atribuirea de sarcini sau prin solicitarea pasului următor, aceste soluții aduc automatizarea unui proces. De exemplu, odată ce o etapă este finalizată, fluxul de lucru automatizat direcționează automat sarcina către următoarea persoană care trebuie să acționeze. Soluțiile de fluxuri de lucru pot deschide calea către o automatizare suplimentară prin utilizarea automatizării robotice a proceselor (RPA) pentru a prelua integral sau parțial un proces definit.

Puteți implementa software-ul de flux de lucru și soluțiile de automatizare în ritmul dumneavoastră. De exemplu, puteți începe prin a automatiza un proces precum scanarea documentelor primite și direcționarea acestora către membrii echipei relevante.

Ca un prim pas, identificați sarcinile care se pretează la automatizarea fluxului de lucru - de obicei activități repetitive și previzibile. Apoi, definiți rezultatele obiectivelor de automatizare prin înțelegerea provocărilor pe care doriți să le rezolvați și prin stabilirea unor obiective măsurabile, astfel încât să puteți evalua performanța. În paralel, va trebui să convingeți pe toată lumea să se alăture fluxului de lucru automatizat propus, comunicând beneficiile așteptate. După ce ați implementat software-ul de gestionare a fluxurilor de lucru sau soluția de automatizare a fluxurilor de lucru, asigurați-vă că măsurați în continuare performanța pentru a înțelege ce s-a îmbunătățit și ce alte procese de afaceri ar putea fi îmbunătățite prin automatizarea fluxurilor de lucru.

Puteți utiliza instrumente de flux de lucru și soluții de automatizare în multe scenarii de afaceri, cum ar fi:
Pentru a reduce sau a elimina povara muncii repetitive, cum ar fi introducerea de date, aprobarea facturilor și atribuirea de sarcini.
Pentru a elimina timpul și costurile unui proces, cum ar fi traducerea
Pentru a crește acuratețea și consecvența unui proces repetitiv, dar critic, cum ar fi inspecția calității

Soluțiile de flux de lucru și de automatizare vă pot ajuta afacerea prin accelerarea și reducerea costurilor proceselor de rutină, prin creșterea standardizării și a acurateței în cadrul unui proces și prin faptul că le permit oamenilor să aloce mai mult timp și mai mult efort pentru sarcini cu valoare mai mare, strategice sau mai complexe.

De exemplu: între 70% și 80% dintre sarcinile implicate în procesarea cererilor de despăgubire pentru asigurări sunt suficient de repetitive pentru a putea fi efectuate fără intervenție umană. RPA poate prelua aceste sarcini - cum ar fi descărcarea de date, crearea de rapoarte și emiterea de facturi - astfel încât cererile de despăgubire simple să poată fi procesate mai rapid și mai consistent. Oamenii din echipă sunt apoi liberi să se concentreze asupra celor 20-30% de cereri de despăgubire care necesită expertiza lor.