Print management: control, secure and streamline print

Print management: controlați, securizați și simplificați imprimarea
Efectuați printarea în modul în care aveți nevoie de ea
Contactați-ne

Nu lăsați costurile de tipărire și imprimare să vă scape de sub control

Organizațiile de toate mărimile și din toate sectoarele au în comun o serie de provocări fundamentale, printre care se numără menținerea sub control a costurilor, protejarea informațiilor corporative și asigurarea faptului că toată lumea poate lucra în mod eficient și productiv.

Tipărirea este un domeniu în care este ușor să scăpați lucrurile de sub control, dacă nu știți cine tipărește ce, ce utilizatori sau echipe tipăresc și copiază cel mai mult sau cât de mult costă toate acestea. Documentele pot rămâne necolectate - irosind bani și resurse și putând pune în pericol informații sensibile. Iar dacă o imprimantă are o defecțiune, cât de ușor pot utilizatorii să treacă la un dispozitiv alternativ?

Puteți rezolva aceste provocări și multe altele folosind soluții de gestionare a imprimării pentru a gestiona și proteja întreaga dvs. infrastructură de scanare și imprimare. Veți putea să:

Obțineți o imagine de ansamblu a activităților de imprimare, copiere și scanare ale organizației dvs.
Să monitorizați cine tipărește ce și când
Să țineți costurile sub control prin implementarea de reguli și politici de imprimare
Protejați informațiile și reduceți risipa prin autentificarea utilizatorilor
Optimizați productivitatea fluxului de lucru și gestionarea cozilor de imprimare

Preluarea controlului, obținerea de informații, creșterea flexibilității

Veți dori să alegeți o soluție de gestionare a imprimării care oferă caracteristicile și funcționalitățile care se aliniază cu nevoile organizației dumneavoastră. Printre caracteristicile pe care veți dori să le luați în considerare se numără:

Autentificarea utilizatorilor. Cu un control centralizat asupra identităților, vă asigurați că utilizatorii trebuie să se autentifice la un dispozitiv pentru a elibera o lucrare de imprimare. Pe lângă faptul că protejează informațiile sensibile de ochii curioșilor și reduce risipa de imprimare, acest lucru permite utilizatorilor să trimită o sarcină de imprimare către orice imprimantă din rețea. Unele soluții de gestionare a imprimării facilitează, de asemenea, gestionarea imprimării securizate de pe dispozitive mobile, inclusiv BYOD.

Monitorizare și raportare. Vă permite să urmăriți și să monitorizați utilizarea în timp real prin raportare periodică, programată și la cerere. Aveți datele de care aveți nevoie pentru a identifica și investiga utilizarea excesivă sau alte utilizări anormale de către o persoană sau un departament. De asemenea, puteți crea rapoarte executive care oferă rezumate de management la nivel înalt și informații despre sustenabilitate.

Gestionarea utilizatorilor și a costurilor. Puteți gestiona și deconta costurile prin atribuirea utilizatorilor la centre de cost sau permițându-le să selecteze centrul de cost, codul de facturare sau de proiect relevant înainte de a imprima un document. De asemenea, puteți atribui liste de prețuri diferitelor dispozitive, centre de costuri și utilizatori.

Iar prin crearea de reguli sau politici de imprimare, puteți asigura o gestionare mai strictă a costurilor, permițând ca diferite roluri de utilizator să aibă acces la diferite dispozitive și funcții. De exemplu, puteți face ca imprimarea duplex să fie implicită pentru toată lumea; sau puteți limita imprimarea color la anumite roluri.

Gestionarea centralizată a utilizatorilor și a costurilor vă poate ajuta să vă reduceți cheltuielile pentru serviciile de imprimare cu până la 30%*.

(* Cost Reduction, YSoft, https://www.ysoft.com/en/solutions/business-challenges/reduce-costs)

Gestionarea costurilor și a bugetului. Pentru a asigura controlul costurilor și flexibilitate, alegeți o soluție de gestionare a imprimării care vă permite să atribuiți bugete de imprimare utilizatorilor, cu posibilitatea de a le suplimenta conturile. Într-un mediu precum o universitate, de exemplu, acest lucru vă permite să oferiți studenților o cotă de imprimare gratuită pe care o pot suplimenta în funcție de necesități.

Gestionarea cozilor de imprimare. Dacă gestionați o cameră de imprimare internă, este posibil să doriți să alegeți o soluție de gestionare a imprimării care să vă ofere o gestionare eficientă a cozii de imprimare de producție, pe lângă coada de imprimare de la birou.

Gestionarea fluxului de lucru. Dacă vă aflați într-o călătorie de transformare digitală, ați putea dori să vă asigurați că soluția pe care o alegeți vă poate ajuta, de asemenea, să dezvoltați fluxuri de lucru eficiente de scanare pentru a optimiza și mai mult productivitatea tuturor.

Beneficii

Controlul transparent al costurilor.
Gestionați în mod eficient utilizatorii, dispozitivele, caracteristicile de imprimare, bugetele și cotele.

Mediu de imprimare securizat.
Reduceți riscul de acces neautorizat la dispozitive și la informații corporative sensibile.

Monitorizare în timp real.
Identificați punctele fierbinți de imprimare, astfel încât să puteți lua măsuri pentru a schimba comportamentele de imprimare.

Rapoarte flexibile.
Generați rapoarte ușor de înțeles pentru o privire de ansamblu a managementului; exportați datele rapoartelor în alte formate pentru partajare și analize ulterioare.

Soluțiile software de gestionare a imprimării vă ajută să optimizați utilizarea imprimantelor multifuncționale (MFP) și a altor imprimante din organizația dumneavoastră. O soluție precum Dispatcher Paragon vă oferă un control centralizat asupra utilizatorilor și dispozitivelor, vă permite să stabiliți reguli și politici de imprimare și oferă opțiuni de gestionare a cozilor de imprimare și de autentificare a utilizatorilor care contribuie la protejarea informațiilor și la reducerea costurilor și a risipei.

Adesea, organizațiile care nu dispun de soluții de gestionare a imprimării nu au nicio idee despre cât tipăresc, cât cheltuiesc pentru imprimare sau chiar despre numărul de dispozitive pe care le au. Odată ce instalează o soluție de gestionare a imprimării, cum ar fi Dispatcher Paragon, acestea pot monitoriza ceea ce se tipărește, pot obține informații despre cheltuielile pe care le fac pentru imprimare și pot căuta modalități de reducere a costurilor, a risipei și a riscurilor de securitate a informațiilor și a dispozitivelor. În același timp, o soluție de gestionare a imprimării poate ajuta o organizație să sporească flexibilitatea - permițând utilizatorilor să imprime de la orice multifuncțional sau imprimantă, de exemplu, sau permițându-le să trimită lucrări de imprimare de pe telefonul mobil.

Soluțiile de gestionare a imprimării vă permit, de asemenea, să imputați costurile de imprimare, copiere și scanare echipelor, departamentelor, utilizatorilor și proiectelor relevante. Soluția noastră Dispatcher Paragon a câștigat premiul Buyers Lab (BLI) 2021 Pick Award pentru Soluție remarcabilă de contabilitate și recuperare a costurilor, unul dintre membrii juriului comentând: "Konica Minolta Dispatcher Paragon vine cu tot ceea ce aveți nevoie pentru a prelua controlul asupra mediului de imprimare."

O soluție de gestionare a imprimării, cum ar fi Dispatcher Paragon sau YSoft SafeQ, vă poate ajuta să economisiți bani, permițându-vă să monitorizați și să gestionați utilizarea imprimării, copierii și scanării. Vă permite să implementați politici care reduc costurile de imprimare (cum ar fi duplex și alb-negru în mod implicit); vă oferă datele de care aveți nevoie pentru a aborda comportamentele de imprimare neobișnuite sau excesive; și vă ajută să reduceți risipa de imprimare prin faptul că le cereți utilizatorilor să se autentifice înainte de a elibera lucrările de imprimare.

O soluție de gestionare a imprimării vă ajută să îmbunătățiți securitatea informațiilor corporative și a echipamentelor multifuncționale și a altor imprimante. Cerând autentificarea utilizatorilor, eliminați riscul ca lucrările de imprimare necolectate să ajungă în mâini greșite. Puteți restricționa accesul la anumite imprimante, permițând doar anumitor roluri să le selecteze. Utilizarea unui software de gestionare a imprimării, precum BENS Server, vă ajută, de asemenea, să vă protejați rețeaua de amenințările externe și vă permite să implementați imprimarea securizată în cloud și mobilă.